Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung und Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Clorg Organization Tool (ClOrgTool) an der Humboldt-Universität zu Berlin (HU)

Version: 3, 28.06.2017

Information über die Datenverarbeitung

Zweckbestimmung

Das ClOrgTool dient der automatisierten Platzvergabe von Veranstaltungen. Mit Hilfe des ClOrgTools können Projekte und darin wiederum Veranstaltungen angelegt werden. Projekte bieten einen Rahmen für Veranstaltungsreihen, für deren einzelne Veranstaltungen sich Interessenten einschreiben können. Das ClOrgTool unterstützt ausdrücklich keine kostenpflichtige Vergabe von Veranstaltungsplätzen oder die Organisation von Veranstaltungen kritischer (deren Scheitern z. B. wirtschaftliche oder weitreichende ansehensschädigende Folgen bedeuten könnte) Tragweite. Das ClOrgTool unterstützt die Erstellenden des Projekts, die Projektleitung genannt, bei der Organisation der Veranstaltungen, u. a. indem es Interessenten sich eigenständig und im Rahmen der freigegebenen Plätze in Veranstaltungen einschreiben lässt, den Teilnehmenden selbst die Stornierung ihrer Einschreibung oder das Wechseln in eine andere Veranstaltung ermöglicht und der Projektleitung eine Übersicht über die Teilnehmenden aller Veranstaltungen zur Verfügung stellt. Des Weiteren bietet es Teilnehmenden und Interessenten von Veranstaltungen die Möglichkeit, Kontakt zu dessen Projektleitung aufzunehmen sowie der Projektleitung, Teilnehmenden per Gruppennachrichten neue Informationen über die Veranstaltung zukommen zu lassen. Die Einschreibung soll HU-Angehörigen und Nicht-HU-Angehörigen gleichermaßen ermöglicht werden, ohne jedweder Art von Zugehörigkeit zur HU. Zudem soll es die Teilnahme möglichst einfach gestalten, insbesondere ohne der Notwendigkeit, dass neue Accounts oder Passwörter erdacht oder bereitgehalten werden müssen.

Art der erhobenen Daten und deren Nutzung

Um die Funktionalität des ClOrgTools zu gewährleisten, werden personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung der Betroffenen wie folgt erhoben und genutzt:

  1. Akzeptieren der Einwilligungserklärung Mit dem Akzeptieren dieser Einwilligungserklärung wird die im jeweiligen Kontext (siehe Punkte 2.b beim Erstellen eines Projekts und 4.b beim Einschreiben in eine Veranstaltung) angegebene bzw. (im Falle der erstmaligen Anmeldung am ClOrgTool über die LDAP-Datenbank der HU Berlin, siehe Punkt 7.b) abgefragte E-Mailadresse zusammen mit einem Einwilligungsvermerk, dem Zeitpunkt der Einwilligung und der aktuellen Version dieser Einwilligungserklärung gespeichert.

  2. Beim Erstellen/Ändern eines Projekts
    1. Zum Erstellen eines Projekts oder zur Änderung der Projektinformationen wird eine E-Mailadresse der/des Erstellenden erfragt. Diese wird in der Datenbank gespeichert und als Kontaktmöglichkeit für Besuchende des Projekts genutzt. Die E-Mailadresse wird den Besuchenden dabei nicht angezeigt. Dies wird durch die Nutzung eines Kontaktformulars sichergestellt. Es kann zudem möglich sein, dass die Administratoren des ClOrgTools Einsicht in die angegebene E-Mailadresse nehmen und sie bei aufgetretenen Problemen mit dem Projekt zur Kontaktaufnahme oder Problembehebung zu nutzen. Wird beim Ändern der Projektinformationen eine andere E-Mailadresse als die bisherige angegeben, wird die alte E-Mailadresse sofort durch die neue Angabe ersetzt.
    2. Nach der Angabe einer neuen Kontakt-E-Mailadresse wird diese vorläufig gespeichert und eine Nachricht zur Verifikation der Adresse an diese geschickt. Durch Bestätigung des in der Nachricht enthaltenen Validierungs-Links wird diese Einwilligungserklärung akzeptiert. Wird der Validierungs-Link nicht innerhalb von 24 Stunden genutzt, verliert er seine Gültigkeit und die vorläufig gespeicherte E-Mailadresse wird gelöscht.
  3. Beim Verschicken der Zugangsdaten eines Projekts Um die Zugangsdaten eines Projekts verschicken zu können, ist die Angabe einer E-Mailadresse notwendig. Die dazu angegebene E-Mailadresse wird nicht gespeichert und nur einmalig zum Verschicken einer E-Mail mit den Zugangsdaten an die Zieladresse genutzt.

  4. Beim Einschreiben in eine Veranstaltung
    1. Um sich in eine Veranstaltung einzutragen, müssen der Vor- und Zuname sowie die E-Mailadresse der/des Benutzenden angegeben werden. Diese werden gespeichert. Der Vor- und Zuname kann von der Projektleitung durch eine Teilnehmendenliste eingesehen werden. Die E-Mailadresse wird benutzt
      1. zur Prüfung bei der Einschreibung, ob die angegebene E-Mailadresse bereits für die Veranstaltung oder u. U. auch in einer anderen Veranstaltung des zugehörigen Projekts registriert ist.
      2. um die Richtigkeit der E-Mailadresse zu überprüfen, indem eine Validierungs-E-Mail mit einem Registrierungslink an die angegebene Adresse geschickt wird.
      3. zum Empfangen einer Bestätigungs-E-Mail, wenn der Einschreibevorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.
      4. zum Empfangen von Gruppennachrichten, die die Projektleitung an alle eingeschriebenen Personen der Veranstaltung schicken kann. Es können nur Nachrichten an alle Teilnehmenden gleichzeitig geschrieben werden. Die angegebenen E-Mailadressen der Teilnehmenden werden dabei nicht offenbart.
      5. zum Empfangen einer Lösch-Benachrichtigung, falls der/die Teilnehmende von der Projektleitung aus der Veranstaltung ausgeschrieben wird und diese das Verschicken von Lösch-Benachrichtigungen aktiviert hat.
    2. Durch Nutzung des in der Validierungs-E-Mail enthaltenen Registrierungslinks wird gleichzeitig diese Einwilligungserklärung akzeptiert. Wurde der Registrierungslink nach Ablauf von 24 Stunden nicht benutzt, verliert er seine Gültigkeit und die gespeicherten Daten werden gelöscht.
  5. Bei der Kontaktaufnahme zu Projektleitung
    1. Wurde bei der Erstellung eines Projektes eine E-Mailadresse angegeben, kann über ein Kontaktformular, das über die zugehörige Projektseite erreichbar ist, eine Nachricht an diese E-Mailadresse geschickt werden. Das Kontaktformular zeigt die E-Mailadresse nicht an. Über das Kontaktformular verschickte Nachrichten enthalten den Nachrichtentext sowie eine E-Mailadresse, die vom Urheber/von der Urheberin der Nachricht angegeben werden müssen. Die E-Mailadresse des Senders wird dem Empfänger/der Empfängerin der Nachricht mitgeteilt, damit dieser/diese darauf antworten kann.
    2. Der/Die Nutzer/-in bestätigt vor dem Verschicken der Nachricht durch Aktivierung des im Kontaktformular dafür vorgesehenen Feldes, dass er/sie damit einverstanden ist, die angegebene E-Mailadresse der Projektleitung zu übermitteln.
  6. Beim Verschicken einer Gruppennachricht an Teilnehmende einer Veranstaltung Die Projektleitung hat die Möglichkeit, über die Teilnehmendenliste einer Veranstaltung Nachrichten an alle eingeschriebenen Personen zu schicken. Solch eine Nachricht wird an die von den Teilnehmenden bei der Einschreibung angegebene E-Mailadresse geschickt. Es können nur Nachrichten an alle Teilnehmenden gleichzeitig geschrieben werden, nicht an einzelne Teilnehmende. Die angegebenen E-Mailadressen der Teilnehmenden werden dabei der Projektleitung nicht angezeigt.

  7. Bei der Anmeldung am ClOrgTool
    1. HU-Angehörige haben die Möglichkeit, sich mit ihrem HU-Account beim ClOrgTool anzumelden. Dazu müssen sie ihren Benutzernamen und das zugehörige Passwort angeben. Keine der beiden Informationen wird gespeichert. Sie werden zur Authentifizierung gegenüber der LDAP-Datenbank der HU genutzt, indem diese die Gültigkeit des Benutzeraccounts sowie des angegebenen Passworts bestätigt.
    2. Im Zuge der ersten Anmeldung muss der/die Nutzer/-in über die Bestätigung eines dazu angelegten Feldes diese Nutzungseinwilligung akzeptieren. Nach der Bestätigung wird die zum Benutzernamen hinterlegte E-Mailadresse abgefragt und gespeichert.
  8. Aus Gründen der Sicherheit und der Fehlerbehebung werden folgende Daten gespeichert:
  • Die IP-Adresse, falls der/die Besuchende zu schnell (mehr als zweimal pro Sekunde) die selbe Seite aufruft, um Denial-of-Service-Attacken zu erschweren.

Die Administratoren des ClOrgTools haben aus Gründen der Verwaltung und der Fehlerbehebung Zugriff auf die oben aufgeführten Daten.

Löschung der erhobenen Daten

Folgende Möglichkeiten und Fristen gelten zum Löschen der gespeicherten Daten:

  1. Die bei der Erstellung eines Projekts oder bei der Änderung der Projektinformationen angegebene E-Mailadresse wird sofort gelöscht, sobald das zugehörige Projekt gelöscht wird. Ein Projekt kann sofort durch dessen Projektleitung gelöscht werden. Ein Projekt wird automatisch 13 Monate nach dem letzten Tag seiner letzten Veranstaltung gelöscht.

  2. Die beim Einschreiben in eine Veranstaltung erhobenen Daten des/der Teilnehmenden werden sofort gelöscht, sobald
    • sich der/die Teilnehmende selbst aus dieser Veranstaltung wieder austrägt. Dies geschieht durch den Lösch-Link aus der Bestätigungs-E-Mail, die beim Abschluss des Einschreibevorgangs an den Teilnehmenden/die Teilnehmende verschickt wurde, oder beim Einschreiben in eine andere Veranstaltung des gleichen Projekts, sofern das Projekt keine Mehrfach-Einschreibungen erlaubt.
    • die Projektleitung den Teilnehmenden/die Teilnehmende aus der Veranstaltung austrägt.
    • die Veranstaltung gelöscht wird. Eine Veranstaltung wird automatisch 14 Tage nach dem angegebenen letzten Veranstaltungstag gelöscht. Sie kann auch sofort durch die Leitung des Projekts, dem die Veranstaltung zugeordnet ist, gelöscht werden.
    • das Projekt, dem die Veranstaltung zugeordnet ist, gelöscht wird.
    • der/die Teilnehmende die bei der Einschreibung angegebene E-Mailadresse nicht nach spätestens 24 Stunden über die dafür verschickte Validierungs-E-Mail bestätigt hat.
  3. IP-Adressen, die aus Gründen der Sicherheit und Fehlerbehandlung gespeichert werden, werden 90 Tage nach der Erfassung automatisch gelöscht.

  4. HU-Angehörige, dies sich beim ClOrgTool angemeldet haben und deren E-Mailadressen von der LDAP-Datenbank der HU bezogen wurden, können diese über das ClOrgTool sofort löschen. HU-Angehörige, die sich beim ClOrgTool angemeldet haben, können die Verknüpfung ihres HU-Accounts mit dem Dienst selbst über das ClOrgTool lösen. Dadurch wird sofort die zu ihrem HU-Account gespeicherte E-Mailadresse gelöscht. Sollte der/die HU-Angehörige sich mit seinem/ihrem HU-Account erneut beim ClOrgTool anmelden, wird die zugehörige E-Mailadresse neu abgefragt und gespeichert.

  5. Wird eine E-Mailadresse aus der Datenbank gelöscht, so wird der mit ihr verknüpfte Vermerk der Akzeptanz dieser Einwilligungserklärung für 90 Tage aus Gründen der Nachweispflicht gesperrt und dann aus der Datenbank gelöscht.

  6. Personen, die diese Einwilligungserklärung zuvor akzeptiert haben, können ihre Einwilligung unter Angabe ihrer bei der Nutzung des ClOrgTools hinterlegten E-Mailadresse widerrufen. Die Person muss durch Aktivierung eines Links, der an die angegebene E-Mailadresse verschickt wird, validieren, dass sie dazu berechtigt ist, diesen Widerruf zu tätigen. Die E-Mailadresse und die mit ihr verknüpften Daten (reservierte Plätze in Veranstaltungen, Eintrag als Kontaktadresse von Projekten, Vermerke der Leitung von Projekten) werden dann sofort aus der Datenbank gelöscht. Der mit der E-Mailadresse verknüpfte Vermerk der Akzeptanz dieser Einwilligungserklärung wird für 90 Tage aus Gründen der Nachweispflicht gesperrt und dann aus der Datenbank gelöscht.

Nutzungsbedingungen

Es gilt die Benutzungsordnung für den Computer- und Medienservice und die Universitätsbibliothek. Die Administratoren des ClOrgTools an der HU behalten sich vor, Projekte und Veranstaltungen, die gegen die Richtlinien der Benutzungsordnung verstoßen, zu löschen.

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Behördliche Datenschutzbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin
Unter den Linden 6
10099 Berlin
Email: datenschutz@uv.hu-berlin.de
Telefon: +49 (30) 2093 - 2054

Einwilligungserklärung

Hiermit erkläre ich meine Einwilligung darin, dass die im Abschnitt “Information über die Datenverarbeitung” beschriebenen, mich betreffenden personenbezogenen Daten auf die ebenda beschriebene Weise verarbeitet werden. Ich stimme ferner den Nutzungsbedingungen, die für die Benutzbarkeit des ClOrgTools zur Bedingung gemacht werden, zu. Die Nutzung des ClOrgTools und die Einwilligung sind freiwillig und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die administrative Verantwortung trägt der Computer- und Medienservice (CMS) der Humboldt-Universität zu Berlin.

Bei Fragen oder Anregungen sowie zur Geltendmachung des Rechts auf Widerruf, Auskunft und der weiteren Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:

Silvio Uth,
Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität zu Berlin,
Abteilung öffentliche Computerarbeitsplätze,
Unter den Linden 6
10099 Berlin,
Email: tutorial.pc-saal@hu-berlin.de


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